Обеспечение электронного и бумажного документооборота: 1) Подготовка проекта документа/проверка и правка документов контрагента, написание к документам Пояснительной Записки; 2) Согласование проекта документа с контрагентом по КЭП; 3)Заведение карточки документа в 1С:Документооборот; 4) Создание и контроль процесса согласования документов в СЭД; 5) Регистрация, распечатка и сшивка согласованного документа; 6) Подготовка регистров приёма-передачи документов внутри компании. 7) Заполнение заявок на курьера/ заявок на экспресс-почту, встреча курьеров сторонних организаций. 8) Прием/передача документов. 9) Контроль движения документов; 10) Контроль подписания документа ответственными лицами с обеих сторон; 11) Сканирование и выкладка оригиналов в СЭД; 12) Передача в архив. Ведение реестров документов по проекту. Внесение изменений в реестр планирования бюджета. Заведение новых контрагентов в 1С:Документооборот. 1) Заведение карточки контрагента в СЭД (наименование, реквизиты, контактные лица и т.д.). 2) Запрос необходимых документов, подтверждающих благонадежность сторонней организации, их выкладка в карточку контрагента. 3) Актуализация данных контрагента в СЭД. Взаимодействие с представителями контрагентов: по телефону, по КЭП, при личных встречах. Назначение встреч в OutLook, бронирование переговорных, контроль принятия приглашений. Протоколирование совещаний. Решение организационных вопросов при проведении мероприятий. Выгрузка из СПР и контроль списаний рабочего времени на проект членов команды проекта. Согласование с руководителями и направление ответственному лицу консолидированной таблицы заявок сотрудников на работу в выходной день. Подготовка СЗ по факту выхода сотрудников (контроль по выгрузке СКУД), её подписание и направление ответственному лицу. Подготовка, согласование, регистрация и передача на проходную списка сотрудников или представителей сторонних организаций, которым необходим пропуск на территорию офиса компании. Подготовка заявки на пропуск сотрудников в офис контрагента. Оформление заявок на командировки: сбор необходимых данных сотрудников (паспортные данные), подбор рейсов и гостиниц. Передача заявок в секретариат. Создание заявки на расходование денежных средств в УПП после подписания закрывающих документов. Контроль статуса заявки и оплаты. Контроль за благоприятными условиями работы членов проектной команды (канцелярия, кофе-брейк, рабочее пространство и прочие удобства). Выполнение дополнительных поручений руководителя: составление графика отпусков членов проектной команды, заявки в HelpDesk на установку и настройку необходимого ОП или доступа к сервисам для сотрудников, организационная помощь при переезде в новый офис и т.д. Достижения: 1. Нормализация и систематизирование всего документооборота на проекте (на момент трудоустройства – бумажный и электронный архивы пребывали в неудовлетворительном состоянии). 2. Нормализация взаимоотношений членов команды, сплочение коллектива, как следствие повышение производительности и общего настроя команды.

Административные обязанности: 1. Ведение проекта по ЭЦП (от согласования списков сотрудников, нуждающихся в электронно-цифровой подписи, до установки на компьютер пользователя и 1С:ERP). 2. Участие в проекте по правам пользователей в 1С (аналитика прав ролей, создание Профилей и Групп Профилей) 3. Подготовка временных пропусков. 4. Помощь ведения/встреча кандидатов и новых сотрудников: • Встреча/переписка. • Подготовка анкет. • Сканирование документов. • Организация рабочего места (запрос компьютера, телефона и т.д.). 5. Работа с документацией: подготовка, печать, сканирование, подписание и проставление печатей. Передача документов в смежные отделы, их руководителям и контрагентам. 6. Переписка с сотрудниками смежных отделов и контрагентами, сбор актуальной информации по проектам, ведение отчетных таблиц. 7. Организация совещаний, протоколирование, согласование конечной версии протокола совещания, информирование сотрудников, назначенных ответственными за исполнение задач. 8. Еженедельное назначение дежурных по обновлениям 1С. 9. Обеспечение департамента комфортными условиями труда. 10. Помощь в организации и поддержке культурных мероприятий департамента. 11. Личные поручения руководителей. 1С (ERP и ДО): 1. Работа с заведением/корректировкой пользователей и их прав. 2. Заведение документов департамента в ДО и ERP. Отслеживание процессов по документам департамента в ДО. 3. Настройка шаблонов документов/процессов в ДО. 4. Регистрация документов в ДО. 5. Помощь в ежемесячном списание ТМЦ бригад: • Правка и проведение Заказа на внутреннее потребление. • Создание и проведение Внутреннего потребления. 6. Бронирование переговорных. Help: 1. Первая линия поддержки: • Выяснение сути проблемы и консультирование пользователей. • Перенаправление пользователя на другого специалиста или в систему Help. 2. Сортировка и распределение заявок. 3. Закрытие заявок. 4. Отслеживание сроков выполнения заявок. 5. Отслеживание заполнения исполнителя,типа, вида и статуса заявок. 6. Ведение Базы знаний. 7. Написание инструкций для пользователей 1С. Достижения: 1. Создание и успешное внедрение «Базы знаний» на портале Help для внутреннего использования и ее отладка под нужды пользователей. 2. Успешный запуск проекта по правам пользователей, систематизирование и отладка совокупности должностей, должностных обязанностей и прав в базах 1С. 3. Быстрое освоение с нулевого уровня до уровня «уверенный пользователь» 1С: Документооборот, 1С: ERP, в последсвии настройка ДО, помощь и консультирование внутренних пользователей. 4. Нормализация взаимоотношения Департамента со смежными подразделениями, как следствие улучшение производительности бизнес-процессов, ускорение их реализации.

• Заполнение, редактирование и поддержание актуальности базы данных на базовой платформе приложения Physical Network Inventory (PNI), базовое решение которой (Smallworld Core Spatial Technology) является полнофункциональной географической информационной системой (ГИС), которая предоставляет набор средств для моделирования пространственных данных и управления ими, анализа и представления этих данных. • Прием в эксплуатацию и списание Линейно-кабельных Сооружений. • Учет оборудования и паспортизация сооружений городской телефонной сети. • Проверка и анализ проектов/исполнительной документации на прокладку/демонтаж кабелей, постройку/вывод из эксплуатации телефонной канализации, вынос сооружений за пределы нового строительства, телефонизацию новых построек, переключение объектов, сноса телефонных станций. • Разработка Технических Условий и Технических Заданий на строительство, прокладку, демонтаж, вынос и телефонизацию. • Работа в программах, разработанных специально для ПАО МГТС. • Работа с чертежами и прочей документацией (архив). • Нанесение Линейно-кабельных Сооружений на «геоподъоснову» ГБУ «Мосгоргеотреста» для заказчика/подрядной организации. • Анализ таблиц сверки данных с другими отделами. • Переговоры с представителями заказчиков или подрядных организаций, служебная переписка с другими отделами. • Выезд на прием объекта. • Отслеживание, проверка и закрытие заявок клиентов. • Своевременное составление и заполнение информативных таблиц и отчетов для руководителей и сотрудников компании-заказчика. • Поддержание актуальности данных для других сотрудников отдела. • Написание и согласование спецификаций на оборудование и материалы строительства по ОЛ и РД. • Расчет конкурсов по ТКП. • Контроль сроков согласования КП, оплаты, отгрузки и поставки оборудования в необходимом составе. • Ведение электронной и бумажной документации.

Факультет сети и системы связи, Многоканальные телекоммуникационные системы